Tra DMS e CMS esiste una sostanziale differenza, si tratta di due sistemi tra loro complementari e molto spesso integrati, ma vale la pena capirne le differenze per fare una scelta consapevole tra uno e l'altro.
L'amministrazione dei documenti è certamente una disciplina consolidata, nata fuori dalle esigenze aziendali di amministrare un alto numero di documenti. Un DMS può avere queste caratteristiche:
Questa è ovviamente una descrizione sommaria e generica di un DMS, molti sistemi offrono funzionalità aggiuntive i solo una parte di quelle descritte.
I CMS sono una invenzione recente, progettati originariamente per le crescenti necessità di amministrazione di siti web e intranet. Un CMS può essere descritto come segue:
Recentemente sono comparsi sulla scena sistemi conosciuti come "Enterprise CMSs", che consistono in CMS web-based con capacità integrate di DMS. Questi seguono un percorso che cerca di soddisfare le attuali esigenze di information management, anche se gli alti costi e l'alta complessità di questi sistemi non sono ancora in grado di assolvere a pieno questo compito.
Gestione dei contenuti e gestione dei documenti sono sistemi complementari e non tecnologicamente concorrenti. Per scegliere un sistema di gestione delle informazioni appropriato al proprio business sarà prima necessario conoscere le differenze e le specificità di ogni sistema.